Plan de Comunicación Interna
Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: El Método 6D

10/01/2017 Alejandro Formanchuk

Quiero compartir con vos un método muy práctico que desarrollé para elaborar Planes de Comunicación Interna. Lo llamo “Método 6D”, ya que está conformado por 6 dimensiones: Operativa, Estratégica, Cultural, Motivacional, Feedback y Propositiva.

 

El “Método 6D” es una herramienta muy efectiva que aplicamos con nuestros clientes de Iberoamérica y que pongo a tu disposición para que también puedas utilizarla en tu organización. 

 

 

Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Las 6 Dimensiones

 

El “Método 6D” está conformado por 6 dimensiones, cada una de las cuales responde a un objetivo específico:

 

1. Dimensión Operativa: Lograr que la gente sepa qué tiene que hacer.

 

2. Dimensión Estratégica: Lograr que la gente sepa por qué debe hacerlo.

 

3. Dimensión Cultural: Lograr que la gente sepa cómo debe hacer ese trabajo.

 

4. Dimensión Motivacional: Lograr que la gente quiera hacerlo.

 

5. Dimensión Feedback: Lograr que la gente sepa cómo está haciendo (o hizo) ese trabajo.

 

6. Dimensión Propositiva: Lograr que la gente proponga cómo hacerlo mejor.

 

 

1. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Operativa

 

El Método 6D propone que el primer objetivo de un Plan de Comunicación Interna es lograr que las personas de una organización reciban la información básica que necesitan para poder hacer su trabajo.

 

La denomino Dimensión Operativa porque engloba todas aquellas comunicaciones internas que el empleado necesita para poder, justamente, ser “operativo” y trabajar. Por ejemplo:  

 

–Información general acerca de la Organización: Cómo es la empresa, a qué se dedica, quiénes son sus principales clientes, qué vende, quiénes son sus dueños, quiénes son los líderes, quiénes forman parte de la empresa, qué tal le va económicamente, etc. 

 

–Información acerca de su Trabajo: En qué sector o área trabaja, cuál es su lugar dentro de la estructura organizacional, a quién reporta, quiénes son sus compañeros de área, cuál es su puesto, su lugar, sus funciones, sus tareas, sus responsabilidades,  cuáles son los horarios, procedimientos, códigos, normativas, etc. 

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados tienen que saber dónde están trabajando y lo que tienen que hacer.

 

 

 

2. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Estratégica

 

Una vez que los empleados saben dónde están trabajando y lo que tienen que hacer, el Plan de Comunicación Interna tiene que alcanzar su segundo objetivo: lograr que los colaboradores comprendan por qué tienen que hacer lo que hacen.


La Dimensión Estratégica engloba, por ejemplo, este tipo de comunicaciones internas:

 

–Información acerca de los objetivos de la organización: Hacia dónde va la empresa y por qué, cómo y quién fijó ese rumbo, cuáles son los objetivos macro, cuáles es la visión y misión, etc.

 

–Información acerca de los objetivos de su sector y los personales: Cuáles son los objetivos del sector, cuáles son los de su puesto, cómo y por qué sus objetivos personales contribuyen a alcanzar las metas globales.

 

–Información acerca de la evaluación de su puesto:  Quién, cómo y cuándo va a medir si la empresa, el sector y cada persona alcanzaron los objetivos. Cuáles son los indicadores de medición y cómo será la evaluación.

 

Muchas veces nos preguntan cuál es la importancia de esta Dimensión y a mi me gusta responder con la historia de los tres hombres que estaban poniendo ladrillos. Es muy probable que la conozcas. Dice la historia que le preguntaron a estos tres hombres qué estaban haciendo. Si bien los tres estaban haciendo la misma tarea, el primero respondió “estoy colocando un ladrillo arriba del otro”, el segundo; “estoy levantando una pared”, y el tercero: “estoy construyendo una escuela para el pueblo”.

 

A partir del Método 6D podemos decir que las diferentes respuestas son el resultados de diferentes “comunicaciones estratégicas” que recibieron por parte de la organización. A partir de nuestra experiencia, te puedo asegurar que cuando los Planes de Comunicación Interna cuentan con una Dimensión Estratégica, las personas aportan mucho más a esa organización porque se sienten valoradas y motivadas, ya que comprenden la trascendencia de su trabajo, saben cuál es el objetivo de lo que hacen, conocen el rumbo, y se sienten parte de algo más grande que su propio sector o área.

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados tienen que saber por qué hacen lo que hacen.


 

 

3. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Cultural

 

Para elaborar un Plan de Comunicación Interna, el Método 6D propone desarrollar la Dimensión Cultural, y para explicarla voy a retomar la historia de los 3 hombres que levantaban una pared.

 

Como te contaba en el punto anterior, podríamos pensar que aquella persona que sí sabía que estaba construyendo una escuela y no simplemente poniendo ladrillos, iba a trabajar con más motivación y foco ya que conocía cuál era el propósito de su acción. 

 

Es una verdad a medias. La realidad a veces es mas compleja, y por eso considero que es necesario dar un paso más y desarrollar la Dimensión Cultural, porque para que un empleado se comprometa con su organización, además de saber lo que tiene que hacer (Dimensión Operativa) y por qué (Dimensión Estratégica), tiene que estar de acuerdo con el modo en que debe trabajar y alcanzar esos objetivos. Es decir, debe ser parte y sentirse parte de la Cultura Organizacional.

 

Volvamos a la historia y pensá cómo cambiaría todo si, por ejemplo, ese tercer hombre no se sintiera orgulloso del modo en que se hacen las cosas en su trabajo, o no estuviera a gusto con el estilo de liderazgo, las normas, o si sospechara que los fondos para levantar esa escuela provinieron de una donación que hizo un narcotraficante y que el gobernador del pueblo lo avaló.

 

Ocuparse de la Dimensión Cultural es fundamental en un Plan de Comunicación Interna porque permite captar talento, potenciar la productividad y generar lazos fuertes. Lo “cultural” es muchas veces el “Factor X” que lo cambia todo dentro de una empresa.

 

Si lo analizamos bien, vamos a descubrir que las organizaciones que forman parte de un mismo sector hacen más o menos lo mismo. Si son una automotriz: fabricar automóviles. Si son un grupo de música: grabar discos y brindar un conciertos. Si son un banco: tomar depósitos y prestar dinero, etc. Lo que diferencia a cada organización no es tanto lo que hace sino la forma en que lo hace, lo que sueña y en lo que cree.

 

En todos estos años de trabajo, muchas veces presencié cómo algunas personas ingresaban muy entusiasmadas a una empresa porque les encantaba todo lo que habían dicho acerca de sus tareas y sus objetivos (Dimensiones Operativas y Estratégicas), pero al poco tiempo huían despavorida cuando descubrían y sentían la “cultura” de la empresa.

 

La Dimensión Cultural engloba, por ejemplo, este tipo de comunicaciones internas:

 

–Los valores, normas, códigos y principios.

 

–Lo que está permitido, lo que no, y por qué.

 

–Por qué se hacen las cosas como se hacen.

 

–Lo que qué significa ser una buena empresa, un buen líder, un buen empleado, etc.

 

–Cómo se manejan los errores, los aciertos, cómo se aprende, etc.

 

Creo que el principal desafío a la hora de diseñar esta Dimensión es que además de enunciar cuál es la “cultura”, la empresa tiene que demostrarla con hechos. La Cultura no se construye sólo con declaraciones sino con prácticas visibles, especialmente de los líderes. La Cultura se “realiza” y no sólo se “verbaliza”.

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados tienen que saber cómo se hacen las cosas, tienen que sentirse parte de la cultura y estar orgullos de ser parte de ella.

 

 

 

4. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Motivacional

 

Llegamos a un punto muy relevante del Método 6D, que denomino la Dimensión Motivacional, y que como su nombre lo indica tiene por objetivo que las personas quieran hacer aquello que la organización les indica.

 

Hasta este momento nuestro Plan de Comunicación Interna se enfocó en que los empleados sepan lo que tienen que hacer, por qué y cómo. Ahora tenemos que lograr que lo quieran hacer y lo hagan.

 

La motivación es una ciencia en sí misma y creo que un error muy frecuente es pensar que motivar es dar ánimo. Yo pienso que motivar es dar motivos, y que la tarea del comunicador interno es ayudar a la organización a descubrir cuáles son los motivos que impulsan a los empleados y generar los mensajes (y hechos) que los refuercen.

 

La Dimensión Motivacional engloba, por ejemplo, este tipo de comunicaciones internas:

 

–Logros e historias que los hagan sentir orgullosos de formar parte de la empresa.

 

–Perspectivas claras y consistentes.

 

–Oportunidades concretas de crecimiento.

 

–Espacios de intercambio social, informal y amistoso.

 

–Hechos que demuestran que la empresa es justa.

 

–Hechos que demuestren que la empresa es confiable y transparente.

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados tienen que querer dar lo mejor. 

 

 

 

5. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Feedback

 

El anteúltimo objetivo que debe alcanzar un Plan de Comunicación Interna es el de lograr que los empleados sepan cómo están trabajando, cómo se los está evaluando y qué pueden hacer para mejorar. 

 

Esta es la Dimensión Feedback, es el espacio de la retroalimentación, y es fundamental que la empresa no lo vea como un “producto” (la clásica evaluación de desempeño cada 6 meses) ni lo situé al final de una tarea, sino que lo vea como un proceso que debe ir en simultáneo a la acción. Es decir, la retroalimentación debe ser constante y no sólo a fin de año o cuándo lo exige alguna normativa externa.

 

Cuando desarrollamos la Dimensión Feedback tenemos que enfocarnos en estos aspectos:

 

–Brindar información acerca de los espacios de feedback: cuáles son, cuándo se van a realizar, cómo es el proceso, dónde tienen lugar, con quién me voy a reunir y para qué.

 

–Brindar información acerca de cuáles son los parámetros de evaluación y las consecuencias que pueden haber luego de un feedback positivo o negativo.

 

–Entrenar a los líderes para que sepan brindar feedback constructivo.

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados sepan cómo están haciendo su trabajo y cómo pueden mejorar.

 

 

6. Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Dimensión Propositiva

 

Un error frecuente cuando se piensa en cómo hacer un Plan de Comunicación Interna es el de diseñarlo en un sólo sentido: descendente. De este modo, más que Planes de Comunicación terminamos teniendo Planes de Información que viajan en una única dirección.

 

Por eso, la última Dimensión para elaborar un Plan de Comunicación Interna se llama “Propositiva” y tiene como objetivo abrir todos los espacios posibles para que las personas puedan brindar sus ideas y sugerencias acerca de cómo mejorar las tareas que desempeñan.

 

Es una dimensión similar a la del Feedback, salvo que la comunicación viaja en sentido contrario, ya que lo que buscamos es que la organización crezca, aprender y mejore gracias a las propuestas de los empleados. También nos permite adelantarnos a problemas mediante la detección temprana de emergentes. Y desde luego estos espacios son “bombas energéticas” que motivan muchísimo a los empleados porque los hacen sentir valorados y escuchados.

 

El indicador de éxito de esta dimensión es que todos los empleados puedan proponer cómo hacerlo mejor.

Finalmente, me parece importante aclarar que si bien la Dimensión Feedback y la Dimensión Propositiva están ubicadas al final del Método 6D, esto no significa que sean los últimos eslabones. En verdad ambas deben estar integradas en el ADN de las otras Dimensiones del Plan de Comunicación Interna ya que siempre es positivo que hayan espacios de escucha y mejora.

 

 

 

Cómo hacer un Plan de Comunicación Interna: Caso Práctico

 

Una empresa de Perú nos convocó porque tenía un problema: la mayoría de sus empleados no participaba de los cursos in-company que les ofrecía la compañía. Por otro lado, cuando la gente sí asistía, no lo hacía con demasiado entusiasmo ni motivación. Finalmente, la gente tampoco valoraba la inversión que la empresa hacía en formarlos y brindarles herramientas.

 

Frente a esta situación, nosotros propusimos desarrollar un Plan de Comunicación Interna a partir del “Método 6D” en el que abordamos todos los frentes de acción para lograr una solución integral y sustentable. El Plan resultó muy exitoso y quiero describirte qué hicimos en cada Dimensión, así podés ver el Método 6D aplicado a un caso real.

 

 

1. Dimensión Operativa

 

Para que una persona participe en una capacitación, primero tiene que saber que existe esa actividad. Parece una obviedad lo que digo, y de hecho lo es, sin embargo en esa empresa muchos empleados nos revelaron que no asistían a las capacitaciones porque nunca se enteraban, no les llegaba la información de los cursos. Es decir, fallaba la información operativa.

 

Entonces diseñamos un Plan de Comunicación Interna donde propusimos que los empleados tenían que recibir siempre, a través de los medios adecuados, esta información:

 

–CALENDARIO: Todos los cursos que se van a dictar durante el año.

 

–PARTICIPANTES: A quién está dirigido cada curso.

 

–MODALIDAD: Presencial, online o blend.

 

–DURACIÓN Y LUGAR: Carga horaria y lugar dónde se dicta el curso.

 

–INFO COMPLEMENTARIA: Cómo inscribirse, si necesitan autorización previa de un líder, etc.

 

 


2. Dimensión Estratégica

 

Luego de que todas las personas recibieran la información operativa, nuestro Plan de Comunicación Interna propuso que todos tenían que saber cuáles eran los objetivos estratégicos de las actividades:

 

–Cuáles son los objetivos de cada curso.

 

–Por qué la empresa invierte en esa formación.

 

–Por qué la empresa considera que ese curso va a resultar útil para las personas invitadas.

 

–Qué espera la empresa que hagan los empleados luego de asistir al curso.

 

 

 

3. Dimensión Cultural

 

Nuestro Plan de Comunicación Interna también incluyó la Dimensión Cultural. Básicamente propusimos que la empresa siempre tenía que dejar en claro que una “capacitación” era una apuesta por el desarrollo de la gente, que capacitar es creer en el otro. Y que esta visión forma parte de la Cultura de la empresa.

 

 


4. Dimensión Motivacional

 

Nuestro Plan de Comunicación Interna propuso que la empresa reforzara siempre los motivos por los cuales las personas tenían que participar en las capacitaciones. Para lograrlo, establecimos que al momento de comunicar cada curso, había que elaborar mensajes clave que respondieran preguntas que podían hacerse los colaboradores, por ejemplo:

 

–¿Por qué debería participar en el curso, en qué me beneficia?

 

–¿En qué me afecta si no lo hago?

 

–¿Voy a poder aplicar lo aprendido? ¿Cómo, dónde y cuándo?

 

–¿La gerencia está realmente comprometida y le interesa que la gente participe?

 

–¿Los que se capacitan, obtiene desempeños superiores o avances en su plan de carrera?

 

–¿Qué opina la gente que ya participó de este curso?

 

 


5. Dimensión Feedback y Propositiva

 

Finalmente nuestro Plan propuso desarrollar estas dos dimensiones del siguiente modo:

 

–Antes del curso: Hablar con los asistentes a los cursos, preguntarles qué opinan, qué necesitan y esperan. En una palabra, involucrarlos y tomarlos en cuenta para el diseño pedagógico.

 

–Al final del curso: Conversar con los participantes y conocer no sólo “si les gustó o no el curso” sino especialmente si sienten que lo aprendido fue útil, si piensan que pueden aplicar los conocimientos a sus tareas, conocer qué propuesta de mejora tienen, etc.

 

 

 

El “Método 6D” está a partir de ahora a tu disposición para que lo apliques en tu organización. ¡Éxitos y me va a encantar conocer cómo fue tu experiencia!

 


 

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